身為一個不喜歡照章行事的P人研究員，按照分類收納整理不是什麼有趣的事。不過因為在意自己的生產力，看到像：知識管理、分類法、整理術的東西，還是會好奇地嘗試看看——然後放棄。

這件事又因為管理軟體如 Notion 的分享者經常是記錄控的關係，變得更撞牆。下載了YouTube上一些大牛的模板，但完全沒辦法用，和J人喜歡消滅待辦事項不同，一大串的 To-do List 看了感覺很有壓力，然後就沒有然後了…

因為不喜歡「紀錄行動」，所以像是雷蒙三十提出、把 Project 跟 Action 分開的PAI 架構雖然很好，但沒那麼適合我這種比較隨性的人。

嘗試過多種知識管理方法後，我發展出一套 P人的看板式管理架構 PIFA，適合在快節奏職場、不喜歡被待辦事項轟炸的朋友。

什麼是PIFA架構？

PIFA 是四個英文字母的縮寫，分別代表Projects（專案）、In Progress（進行中）、Follow up（後續追蹤）以及Areas（領域知識庫）。

和《第二大腦》作者 Tiago Forte 的 PARA 架構一樣，Projects 代表當前正在進行的具體專案，每個專案都有明確的截止日期。因此像還沒成體的題目靈感，不會被當成 Project。

不過和 Forte 的 PARA 架構不同，我沒有把 Projects 做成一個分類，而是用Notion 的「看板」閱覽模式，把每個 Projects 當成一張卡片，分別放進三種工作狀態裡：In Progress（進行中）、Follow up（追蹤中）、尚未開始（Not Started*），做出類似 Trello 卡片看板的效果（見下圖）。

PIFA 的核心概念是把專案按照在工作進度的狀態進行分類，利用 Notion 可移動物件（或是 Trello 的卡片）功能，進行以天為單位的動態管理，而不是把專案用靜態、主題式分類的方式收納。後面會詳細講我是怎麼用的。

PIFA 的最後一個 A 是取自 PARA 架構的第二個 A，Areas 領域。對記者或研究員來說，大部分的報導都算是一種專案，也是某個領域的一小塊拼圖，因此研究或報導專案結束後都會收納到 Areas 領域知識庫裡，按主題收納。

如果有一些主題是我有興趣，但工作上還沒有對應專案的，我會在「領域」先開一個卡片，把參考資料或線索丟進去，等要做題目時再來整理回顧。

接下來詳細講一下 PIFA 架構是怎麼運作的。

我的PIFA看板實作：Notion儀表板設計

在Notion中，我用卡片看板來管理所有專案和領域，每個專案都是一個獨立的卡片頁面，包含專案目標、創建日、進度狀態和截止日。

每個專案都會從「進行中」或「尚未開始」生出來，但我多設了一個「後續追蹤」，用來追蹤東西在其他人手上的狀態。只要做到一個段落，丟出去給其他人的時候，就會把卡片移動到後續追蹤區，「進行中」就只放當下需要我個人當天要專心完成的專案。當天下班前或當週有空時就會掃一遍追蹤區，看有沒有需要聯繫提醒的項目。

對於有很多任務需要跟人合作的人，追蹤真的是管理手上工作很重要的一環。之所以沒有用「指派任務」的功能，是因為公司不是以 Notion 作為主要的辦公室應用，主要是我個人拿來管理工作用。

設定截止日，把注意力還給真正重要的事

大部分的專案卡片，我會用 Notion 的日期功能，設定截止日。有兩個好處：1. 即使移動到不同區，卡片都可以按日期排序。2. 要給自己一些時限感的時候，我就會選擇把日期顯示在卡片上（如下圖），平常沒那麼忙的時候就不顯示。（Notion 這種很彈性的設定，終於對隨性 P 人派上用場）

如果是「尚未開始」的任務，像是日期比較遠、準備時間長，或是確切日期未定的例行工作，我就不會設定截止日，而是在卡片的名稱上直接設定提醒，日期會設定成我需要開始關注或準備這件事的時間，讓我一眼就可以看到接下來要處理這些任務的時間（如下面這張圖 "Not started” 狀態下的卡片）。

這種設計的好處是，多數時候我只要關注進行中和追蹤中這兩區的任務就好。當天的事都會在「進行中」，最近兩三週、做到一半的事多半在「追蹤中」，一些時間比較遠的例行任務，等當週收到提醒再開始處理就好。

因為現在實在太多訊息了，我想要特別講一下提醒功能。

Notion 提醒功能預設是 app 內提醒，時間到會在桌機 app 和手機的通知中心收到通知，而不會同時寄 Email。我因為工作日每天都會用，所以就沒有選擇再用 Email 提醒。

實踐心得與建議

經過幾個月的實際使用，我有以下幾點心得：

1. 剛開始使用的關鍵，在於讓架構保持簡單。 初期不要過度設計，從基本的區塊開始，根據自己的需求或習慣，逐步調整。一開始套別人的系統型模板（特別是認知風格不同的人或是架構設計複雜的 Notion 資深玩家），容易因為過於複雜，反倒降低使用意願，最後就變成棄坑。
2. 過度分類則是使用 Notion 時常見的問題。 我原本習慣使用主題式分類，一開始在寫Notion 筆記時常常不小心太早就想分類、陷入「簡潔魔人」模式，花太多時間在想「這個資訊應該擺在哪個概念下？」我的解決方式是，沒有3則以上的相關聯資訊，都先暫時放到筆記裡的「其他」類別下，就讓它們攤在那邊沒關係，等到數量到3則以上再來想分類也不遲。
3. 對我而言，PIFA 架構的價值在於讓專案進度和領域一目瞭然，讓我們更專注於眼前的任務，同時便於把可用資訊歸到主題領域中。

每個人的工作性質、思維模式和使用習慣都不同，重要的是找到適合自己工作流程的方法，並且在使用過程中持續優化。如果你也在探索適合的知識工作管理或專案管理方法、曾經使用 Notion，或是單純對於注意力管理有興趣，歡迎社群上交流！